Gmailで「活きたメモ術」を実践！

Gmailには同じ件名のメールを自動的にスレッド表示する機能がありますが、今回は、このスレッド表示機能を利用した「活きたメモ術」の実践講座です。

受信トレイ や すべてのメール でメールを一覧表示すると、件名部分に受信者名の一部が表示され、まとめられたメール数が「(5)」のように表示されているのがGmailのスレッド表示。

スレッド表示するための設定などはありません。 ユーザーが何もしなくても、Gmailが自動的にスレッド表示してくれます。

そして、スレッド内に何通のメールがあっても、受信（送信）日付順にひとまとめで表示してくれますから、関連したメールの検索性が格段にあがり、また話題の流れが見通しやすくなります。


このように、どちらかというといつのまにか利用しているスレッド機能ですが、これを積極的に利用しようというのが「活きたメモ術」（←勝手に命名）です。

私は、仕事のアイディアや記録データ・備忘録などを、メモ代わりとして自分のGmailアドレスにメール送信するようにしています。

もちろんサッとメモするのは紙に対してなのですが、ズボラなせいか、メモ帳やノートなどに書いただけで終わらせてしまうと後からの検索性が悪くなってしまい、結局その情報が必要になったときにどこに記録したかがわからなくなってしまう・・・・なんてことが少なくないからです。

そこで、自分の中で分類したいテーマ（例えば「アイディア」とか「企画」とか「記録データ」など）をいくつか決めておき、そのテーマを件名にして本文に自分の思いついたことやデータなどを、手書きメモを清書しながら入力して送信しておきます。

この「メモを清書する」という作業がきわめて重要だと思っています。思いつきで書いたメモの完成度は低いものですが、これを清書することで、もう一度考えを整理することができたり、更なるアイディアを盛り込んだりできます。 その結果、逆に「このアイディアは×」になることもありますが、どのみちダメなものはダメなワケで・・・。
内容の完成度を高めた形で記録できるメリットがとても多いと思っています。

リッチテキスト形式で文字装飾しておけば、語句の重要性やニュアンスなども記録できますしね。

それ以外にも、HPで公開している企業やお店・商品などの情報なら、Googleツールバーの「次に送信」でホームページごと自分宛に送信しちゃいますし、記録データならExcelやWord、PDFなどのドキュメントや画像などの関連ファイルを添付しておくこともしばしば。

※メモと同時に保存しておきたいドキュメントも、今ではPCファイルやホームページが大半です。


こうしておけば、自分のメモがぜ〜んぶGmailに集まって一元管理できるようになります。 そしてその集積先をGmailにしておくことで、情報を素早く検索できるようにインデックス化していることにもなるワケです。

Gmailの強力かつ柔軟な検索機能があれば、欲しい情報を的確に引っ張り出すことができるようになるうえ、ユビキタス環境であるGmailに情報を集積しておくことで、欲しい時にどこからでも引き出すことができるようになり、さらには情報のバックアップとしても有用。

これらの効能をまとめると、

● 情報の一元管理
● 情報のインデックス化（検索性向上）
● どこからでも情報を引き出すことができるユビキタス環境
● 情報のバックアップ

と、一石四鳥の効果！

こうやって考えてみると、文字（＋関係書類）という形で残しておきたい「メモ」は、文字列と添付ファイルが組み合わせられた「Eメール」の仕組みにピッタリ合っているんですね。

また記録形式がEメールなので、必要ならば関係者への転送も１クリックです。

だから違和感もなく、使いにくさも感じないんでしょう。

これぞまさしく「活きたメモ術」ではないでしょうか。



ところで、スレッド表示で気をつけなければならないことが１つあります。

それは「削除」について。

スレッド化されていない単体メールの場合には、メール本文の表示中に画面上部にある「削除」ボタンをクリックすることで削除できますが、スレッド化されたメールでその「削除」ボタンをクリックしてしまうと、そのスレッドに含まれるすべてのメールが削除されてしまうんです。

スレッド化されているメールの中からある特定のメールだけを削除したい場合には、削除したいメールの 詳細オプション から このメッセージを削除 をクリックします。

重要な情報を誤って消してしまわないために・・・、くれぐれも注意してください。